Gmail et productivité – Outils et conseils

Gmail est l’un des services de messagerie les plus prisés sur Internet. Après avoir testé plusieurs concurrents comme Yahoo Mail, Hotmail / Live ou Outlook, il est évident que Gmail se distingue par ses nombreuses fonctionnalités, ses mises à jour fréquentes et son interface intuitive. Sa rapidité est un atout majeur, contribuant à une productivité accrue. Découvrez ci-dessous divers outils et astuces pour optimiser votre utilisation de Gmail et économiser du temps :

Mails prioritaires et marqueurs d’importance

Pour gérer vos mails importants, Gmail propose une boîte de réception prioritaire qui se superpose à votre boîte de réception classique. Cette fonctionnalité se base sur les messages que vous lisez et auxquels vous répondez le plus fréquemment. Vous pouvez également aider Gmail à mieux classer vos messages en utilisant les boutons « + » et « – ». Gmail apprendra de vos choix et tri les futurs mails en fonction de vos préférences.

Pour activer la boîte de réception prioritaire :

• Accédez aux paramètres de messagerie
• Cliquez sur l’onglet « Boîte de réception prioritaire »
• Cochez les cases « Afficher les marqueurs » et « Afficher la boîte de réception prioritaire »
• Enregistrez vos modifications

Une fois activée, votre boîte se divise en trois sections : Importants et non lus, Messages suivis, et Autres messages. En cliquant sur la flèche à droite de ces catégories, vous aurez accès à différentes options. Personnellement, l’option « Masquer la section lorsqu’elle est vide » est ma préférée, car elle rend la boîte de réception plus claire.

Messages suivis et étoiles de couleurs

La section « Messages suivis », que vous pouvez activer comme indiqué précédemment, permet de mettre en évidence les mails que vous voulez garder en mémoire puisqu’ils sont significatifs. Il suffit de cliquer sur l’étoile à gauche de l’objet du mail pour les marquer.

Récemment, Gmail a introduit la possibilité d’ajouter des étoiles ou icônes de différentes couleurs pour différencier les messages importants des très importants. Cela facilite le tri entre les courriels urgents et ceux qui le sont moins.

Pour activer cette fonction :

• Rendez-vous dans les paramètres de votre messagerie à l’onglet « Général »
• Recherchez « Icônes de suivi personnalisées »
• Faites glisser les icônes que vous souhaitez utiliser ou non
• En bas de la fenêtre des paramètres, sauvegardez vos changements

Pour changer la couleur d’une étoile, il vous suffit de cliquer plusieurs fois dessus. C’est une fonction très pratique lors de la réception d’un grand nombre de mails.

Libellés et libellés imbriqués

Les libellés s’avèrent très utiles sur Gmail. Ils vous permettent de classer et organiser vos mails par catégories en fonction de leur nature ou de leur sujet. Cela rend par exemple facile la distinction entre vos mails personnels et professionnels. Gmail propose également la création de libellés imbriqués pour un meilleur rangement des emails, une option récemment ajoutée sans passer par les « Labs » de Gmail.

Pour utiliser cette fonctionnalité :

• Accédez aux paramètres de votre compte
• Cliquez sur « Libellé »
• Créez un nouveau libellé ou créez-en un imbriqué en cochant l’option « Imbriquer le libellé sous ».

Il est également possible d’imbriquer des libellés à plusieurs niveaux. Une fois vos libellés créés, vous pouvez attribuer une couleur distincte en cliquant sur le petit carré à droite du libellé.

Astuce : pour une meilleure visibilité, choisissez l’option « afficher si non lus » sur vos libellés. Cela n’affichera que les libellés contenant des messages non lus.

Pour attribuer un libellé à un email, cliquez sur « Libellé » dans la barre supérieure de votre email, choisissez celui que vous souhaitez, puis archivez pour le retirer de votre boîte de réception tout en le conservant sous le libellé choisi.

Filtres de mail

Les filtres et les libellés fonctionnent parfaitement ensemble sur Gmail. Grâce aux filtres, vous pouvez automatiquement assigner des libellés à vos emails dès leur arrivée. Par exemple, configurez un filtre pour que tous les emails de votre mère, sœur ou frère reçoivent le libellé « Personnel ».

Pour créer un filtre :

• Cliquez sur « Créer un filtre » à droite de la barre de recherche d’emails
• Choisissez ce que vous désirez filtrer et entrez une adresse email dans les options « De » ou « À ».
• Cliquez sur étapes suivantes
• Définissez l’action souhaitée pour ce filtre, comme l’attribution d’un libellé pour tous les emails provenant de cette adresse.
• Terminez en cliquant sur « Créer le filtre »

Cette fonctionnalité permet non seulement un gain de temps mais vous aide également à identifier rapidement la nature des emails reçus grâce aux filtres que vous avez appliqués.

Améliorez votre productivité avec d’autres fonctionnalités

Labos Gmail : Dans les réglages de votre compte, le Labos regorge d’outils (en phase de test) intéressants pour gagner en rapidité et en sécurité sur Gmail. Parmi eux :

• Annuler l’envoi
• Bouton « Marquer comme lu »
• Envoyer et archiver
• Raccourcis clavier personnalisés
• Style par défaut du texte

Chat Gmail : Le chat de Gmail est particulièrement fonctionnel et fluide, contrairement à d’autres messageries instantanées, ce qui en fait un outil idéal pour communiquer plus facilement avec vos contacts.

Comptes et importations : Cette option dans les réglages vous permet de gérer plusieurs adresses email depuis votre boîte Gmail. En attribuant un libellé spécifique à chaque adresse, vous pourrez facilement distinguer les emails entrants.

Où s’arrêtera Gmail ?

Gmail ne cesse d’évoluer pour introduire de nouvelles fonctionnalités, toujours dans le but d’améliorer votre expérience utilisateur. Dernièrement, Google a ajouté un widget « Participants » dans tous les emails pour faciliter la communication entre les participants d’une discussion donnée. C’est un ajout sympathique, et qui sait quelles surprises nous réserve encore Gmail ?

En espérant que ces astuces vous seront utiles pour mieux gérer votre boîte Gmail. Si vous avez d’autres conseils ou techniques pour optimiser la productivité dans Gmail, n’hésitez pas à partager vos idées en commentaire.